Politica Generala privind Protectia Datelor B2 Impact SRL

1.   Protectia Datelor pentru Utilizatorii Website-ului

1.1.   Ce date colectam și cum le colectam?

Acest website colectează anumite date cu caracter personal de la utilizatorii săi („Utilizatori”). Utilizatorii sunt responsabili pentru orice date cu caracter personal aparținând unor terți care sunt obținute, publicate sau comunicate prin intermediul website-ului și confirmă că au obținut consimțământul persoanei vizate pentru furnizarea acestor date către noi. 

Colectarea Datelor

Atunci când vizitați și utilizați website-ul nostru, colectăm anumite date cu scopul de a îmbunătăți experiența de navigare și de a vă furniza conținut relevant.

Metodele de colectare a datelor pot include:

• Informații furnizate voluntar – datele pe care le transmiteți în mod direct atunci când interacționați cu website-ul nostru, de exemplu prin completarea formularelor de contact, abonarea la newslettere sau interacțiunea cu conținutul publicat.
• Informații colectate automat – date colectate automat în timpul vizitei pe website, precum adresa IP, tipul browserului, informații despre dispozitivul utilizat și tiparele de utilizare a website-ului. Aceste date sunt colectate prin intermediul cookie-urilor și al tehnologiilor similare.

Categorii de date cu caracter personal prelucrate

Atunci când vizitați website-ul nostru, pot fi prelucrate, direct de către noi sau prin intermediul unor terți, următoarele categorii de date cu caracter personal:

Nu colectăm prin intermediul website-ului date financiare, coduri numerice personale, date privind sănătatea sau alte categorii speciale de date cu caracter personal. Prelucrăm exclusiv datele necesare scopurilor descrise în prezenta Politică.

Datele sunt prelucrate în baza consimțământului dumneavoastră, în interesul nostru legitim de a îmbunătăți website-ul și serviciile oferite, precum și pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Obligația de furnizare a datelor cu caracter personal

Utilizatorii website-ului nu au obligația de a furniza date cu caracter personal. Furnizarea datelor se bazează, în principal, pe consimțământ și pe transmiterea voluntară a informațiilor. Anumite date tehnice, în special cele asociate cookie-urilor strict necesare, pot fi colectate automat pentru a asigura funcționarea și securitatea website-ului.

Website-ul poate fi accesat și utilizat, în mare parte, fără furnizarea de date cu caracter personal.
Cu toate acestea, refuzul furnizării anumitor date poate limita funcționalitățile personalizate ale website-ului, utilizatorii urmând să primească conținut general, fără recomandări adaptate preferințelor individuale.

1.2.   De ce utilizăm datele dumneavoastră și care este temeiul legal?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal colectate prin intermediul website-ului în scopurile descrise mai jos, în baza temeiurilor legale prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor.

Vă informăm că nu furnizăm servicii online direct prin intermediul website-ului și nu desfășurăm activități de luare a deciziilor automate sau de creare de profiluri care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod semnificativ, pe baza datelor colectate prin intermediul website-ului nostru. 

Scopurile prelucrării, temeiurile legale și categoriile de date

 

1.3.   Servicii și Instrumente Furnizate de Terti

În baza consimțământului dumneavoastră și a preferințelor exprimate, utilizăm cookie-uri statistice și de marketing furnizate de Matomo Analytics și Google Analytics, pentru a îmbunătăți funcționalitatea website-ului nostru, a analiza comportamentul utilizatorilor și a ne optimiza serviciile.

Aceste cookie-uri ne ajută să înțelegem modul în care este utilizat website-ul și să vă furnizăm conținut și comunicări de marketing adaptate.

În termeni simpli:

• Cookie-uri statistice (First Party) provin direct de pe website-ul nostru. Aceste cookie-uri urmăresc modul de utilizare a website-ului și ne ajută să îl îmbunătățim. Datele colectate includ vizitele pe pagini și durata acestora și sunt, de regulă, păstrate pentru o perioadă de până la 12 luni.
• Cookie-uri de marketing (First Party) provin, de asemenea, de pe website-ul nostru. Aceste cookie-uri analizează interesele dumneavoastră pe baza interacțiunilor cu website-ul, permițându-ne să afișăm reclame relevante. Datele colectate includ interacțiunile cu website-ul și sunt, de regulă, păstrate pentru o perioadă de până la 12 luni.

Partenerii noștri de încredere ne asistă în gestionarea acestor cookie-uri:

• Matomo Analytics este o platformă de analiză web open-source, utilizată pentru colectarea și analizarea datelor privind utilizarea website-ului nostru. Pentru mai multe informații despre practicile de confidențialitate ale Matomo Analytics, vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate Matomo disponibilă pe website-ul acestora: Privacy Policy - Analytics Platform - Matomo.

Matomo Analytics este furnizat de InnoCraft Ltd, cu sediul în Noua Zeelandă, iar 100% din datele colectate și copiile de siguranță sunt stocate în condiții de securitate în Europa. Deși Noua Zeelandă se află în afara Spațiului Economic European („SEE”), aceasta este una dintre țările considerate de Uniunea Europeană ca având un nivel adecvat de protecție a datelor.

• Google Analytics și produsele sale conexe reprezintă un serviciu web furnizat de Google Ireland Limited („Google”) pentru utilizatorii serviciilor Google aflați în Spațiul Economic European. Pentru mai multe informații privind practicile de confidențialitate ale Google Analytics, vă rugăm să consultați Politica de confidențialitate Google disponibilă pe website-ul Google: Privacy Policy – Privacy & Terms – Google.

Atunci când Google Analytics este utilizat pentru utilizatori localizați în Spațiul Economic European (SEE), datele colectate sunt, de regulă, stocate în Uniunea Europeană (UE) sau în Spațiul Economic European. Cu titlu de excepție, datele pot fi stocate pe servere situate în Statele Unite ale Americii.

Pentru informații detaliate privind aceste cookie-uri și modul de prelucrare a datelor, vă rugăm să consultați Politica noastră privind cookie-urile - . Confidențialitatea datelor dumneavoastră este importantă pentru noi și ne dorim să puteți lua decizii informate atunci când utilizați website-ul nostru.

 

 

 

1.4.   Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?

Păstrăm datele dumneavoastră atât timp cât este necesar din motive legale sau atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în prezenta Politica privind Protecția Datelor.

Perioada de păstrare poate varia în funcție de următorii factori:

• Tipul datelor – anumite date necesită perioade de păstrare mai îndelungate decât altele.
• Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal.
• Cerințele legale și de reglementare – în anumite situații, legea ne obligă să păstrăm datele pentru o perioadă determinată.
• Nevoile noastre de afaceri și cerințele operaționale, care pot influența durata de păstrare a datelor.

Este posibil să fim obligați să păstrăm anumite date cu caracter personal pentru o perioadă mai lungă, în vederea respectării obligațiilor legale și de reglementare, soluționării eventualelor litigii și exercitării sau apărării drepturilor noastre.

Pe durata perioadei de stocare, vom implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră. După expirarea perioadei de păstrare, datele vor fi șterse în condiții de siguranță sau anonimizate, în conformitate cu legislația aplicabilă.

 

Aveți o serie de drepturi în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv dreptul de a solicita ștergerea acestora în anumite situații. Pentru mai multe informații despre drepturile dumneavoastră și modalitatea de exercitare a acestora, vă rugăm să consultați secțiunea „Drepturile dumneavoastră” din prezenta Politică.

1.5.   Decizii Automate și Crearea de Profiluri

Luarea deciziilor automate: Nu desfășurăm procese de luare a deciziilor automate care să producă efecte juridice semnificative sau consecințe similare semnificative pentru dumneavoastră sau pentru alte persoane, bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor.

Crearea de profiluri: Putem utiliza tehnici de creare de profiluri în următoarele contexte:

• Personalizarea experienței utilizatorului, pentru a adapta experiența de utilizare a website-ului în funcție de preferințele și interacțiunile anterioare. Aceasta ne permite să vă furnizăm conținut și funcționalități relevante pentru dumneavoastră.

 

• Comunicări de marketing personalizate, care implică analizarea datelor dumneavoastră pentru a furniza reclame și mesaje de marketing direcționate, aliniate intereselor și comportamentului dumneavoastră.
• Analiza funcționării și performanței website-ului, prin monitorizarea comportamentului utilizatorilor, cum ar fi paginile vizualizate și datele de tip clickstream, pentru a înțelege modul în care utilizatorii interacționează cu website-ul. Aceste date sunt utilizate pentru a îmbunătăți performanța website-ului, a optimiza experiența utilizatorilor și a ajusta plasarea conținutului.
• Cookie-uri și tehnologii de urmărire, utilizate pentru colectarea datelor privind comportamentul utilizatorilor, preferințele și interacțiunile cu website-ul nostru. Aceste date sunt utile pentru înțelegerea preferințelor utilizatorilor, furnizarea unor experiențe personalizate și îmbunătățirea funcționalității website-ului.
• Crearea de profiluri în scopuri de securitate, bazată pe activități de monitorizare și audit, care implică urmărirea activităților utilizatorilor, a jurnalelor de acces și a datelor de conformitate, pentru a asigura respectarea standardelor și cerințelor de securitate. Aceste activități sunt realizate pentru a menține securitatea și integritatea website-ului nostru, a preveni accesul neautorizat și a demonstra respectarea obligațiilor legale.

În concluzie, activitățile de creare de profiluri descrise mai sus sunt implementate cu scopul de a îmbunătăți experiența dumneavoastră de utilizare și performanța website-ului. Respectăm confidențialitatea datelor dumneavoastră și vă oferim opțiuni privind consimțământul și controlul preferințelor legate de datele personale. Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la practicile noastre de creare de profiluri, vă rugăm să ne contactați folosind informațiile disponibile în secțiunea „Contact” din cadrul Politicii privind Protecția Datelor.

2.   Protecția Datelor – Corespondența Electronică (Email Exchange)

 

Prezenta Politică se aplică tuturor persoanelor implicate în corespondența electronică prin e-mail cu noi, inclusiv:

• Clienți și potențiali clienți
• Investitori
• Parteneri de afaceri, furnizori și consultanți externi
• Angajați
• Candidați
• Autorități publice
• Terți interesați implicați în corespondență electronică cu noi.

2.1.   Corespondența Electronică: Ce informații colectăm și cum? 

Cum sunt colectate datele?

Colectăm date cu caracter personal prin diverse modalități pentru a facilita procesul de corespondență electronică și pentru a asigura securitatea acestuia.

În cazul în care alegeți să ne furnizați informații despre alte persoane, vă rugăm să aveți în vedere faptul că sunteți responsabil pentru orice date cu caracter personal aparținând unor terți, obținute și transmise prin intermediul corespondenței electronice, și confirmați că ați obținut consimțământul persoanei vizate pentru a ne furniza aceste date.

• Colectare directă – include informațiile furnizate direct de dumneavoastră în cadrul corespondenței electronice, cum ar fi numele, datele de contact, informațiile profesionale și conținutul mesajelor de e-mail, inclusiv textul și atașamentele.
• Colectare indirectă din surse publice – putem colecta informații disponibile public despre dumneavoastră din surse precum profiluri profesionale de pe rețele sociale, website-uri de afaceri sau registre publice, în măsura în care aceste informații sunt relevante pentru procesul de corespondență electronică.

Ce categorii de date sunt prelucrate?

Datele cu caracter personal colectate pot varia în funcție de natura corespondenței electronice și de scopurile pentru care aceasta are loc. Ne asigurăm că toate datele, inclusiv datele sensibile, sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și exclusiv pentru scopurile descrise în cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor.

În cadrul procesului de corespondență electronică, putem prelucra următoarele categorii de date:

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că datele prelucrate în cadrul corespondenței electronice pot varia în funcție de natura interacțiunii profesionale cu noi și de informațiile pe care alegeți să ni le furnizați prin intermediul mesajelor de e-mail. Ne angajăm să gestionăm toate datele cu atenție și în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile.

Obligația de furnizare a datelor cu caracter personal în cadrul corespondenței electronice

În contextul corespondenței electronice, de regulă, comunicarea este inițiată de dumneavoastră, iar datele cu caracter personal sunt furnizate în mod voluntar prin mesajele de e-mail. Utilizatorii nu au obligația de a furniza astfel de date cu caracter personal în cadrul corespondenței electronice. Cu toate acestea, lipsa anumitor informații poate afecta eficiența comunicării și poate limita capacitatea noastră de a răspunde solicitărilor sau de a furniza informații specifice.

2.2.   Corespondența Electronică: De ce utilizăm datele dumneavoastră și care este temeiul legal? 

În această secțiune sunt prezentate scopurile specifice pentru care colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în cadrul procesului de corespondență electronică, precum și temeiurile legale și categoriile de date prelucrate pentru fiecare scop.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că scopurile specifice și temeiurile legale ale prelucrării pot varia în funcție de circumstanțe și de interacțiunile dumneavoastră cu noi. Ne asigurăm întotdeauna că datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și cu respectarea dreptului la viață privată.

Este important de subliniat faptul că, atunci când prelucrăm date cu caracter personal în temeiul interesului legitim, realizăm un test de echilibru între acest interes și drepturile și libertățile persoanelor vizate. Adoptăm măsuri adecvate pentru a ne asigura că drepturile dumneavoastră sunt respectate și că datele cu caracter personal sunt prelucrate în mod echitabil și legal.

2.3.   Corespondența Electronică: Servicii și Instrumente Furnizate de Terți

Putem utiliza diverse instrumente și servicii furnizate de terți pentru a optimiza procesul de corespondență electronică, asigurând o comunicare eficientă și un nivel adecvat de securitate. Acești furnizori pot avea acces la conținutul mesajelor de e-mail sau la metadatele acestora, în scopul furnizării serviciilor respective.

Selectăm cu atenție și colaborăm exclusiv cu furnizori terți de încredere, care respectă standardele de protecție a datelor și cerințele de confidențialitate aplicabile. Utilizarea instrumentelor furnizate de terți are întotdeauna ca scop îmbunătățirea calității și securității corespondenței electronice.

2.4.   Corespondența Electronică: Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?

Păstrăm datele dumneavoastră atât timp cât este necesar pentru desfășurarea corespondenței electronice și, în principal, până la 3 ani de la încetarea corespondenței electronice, în scopuri legale și de soluționare a eventualelor dispute.

Cu toate acestea, vă rugăm să aveți în vedere faptul că, în anumite situații, în funcție de obiectul și conținutul corespondenței electronice, perioada de păstrare poate fi mai îndelungată, în conformitate cu scopurile specifice și cerințele de reglementare aplicabile.

De exemplu, în cazul existenței unei relații contractuale, putem păstra datele relevante pentru o perioadă de până la 5 ani de la încetarea relației contractuale sau pentru perioade mai lungi, dacă se aplică alte termene legale.

Asigurăm întotdeauna respectarea obligațiilor legale aplicabile și ajustăm perioadele de păstrare în mod corespunzător pentru a îndeplini aceste cerințe. Obiectivul nostru principal este de a păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în cadrul Politicii privind Protecția Datelor și pentru respectarea obligațiilor legale.

Pe durata perioadei de stocare, implementăm, măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

După expirarea perioadei de păstrare, datele vor fi șterse în condiții de siguranță sau anonimizate, în conformitate cu legislația aplicabilă.

2.5.   Corespondența Electronică: Decizii Automate și Crearea de Profiluri

Activitățile noastre de prelucrare a datelor în cadrul corespondenței electronice nu implică luarea de decizii automate care să afecteze în mod semnificativ persoanele. Accentul este pus pe colectarea datelor în scopuri de comunicare electronică, securitate și analiză, si nu desfășurăm procese de luare a deciziilor automate care ar putea avea un impact asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră.

Activitățile de creare de profiluri în cadrul procesului de corespondență electronică pot fi utilizate exclusiv în contextul profilării riscurilor de securitate, după cum urmează:

• Efectuăm prelucrări automate ale datelor privind utilizarea corespondenței electronice și ale datelor tehnice aferente sistemelor IT, cum ar fi jurnale de acces, adrese IP și informații despre dispozitive, pentru a identifica potențiale amenințări și vulnerabilități de securitate, acces neautorizat, tentative de tip phishing și alte riscuri de securitate. Această activitate de creare de profiluri este importantă pentru asigurarea securității procesului de corespondență electronică, a infrastructurii IT și a mediului nostru tehnologic.
• Prelucrarea ne ajută să răspundem în mod proactiv la incidente de securitate, să investigăm încălcări ale securității și să menținem confidențialitatea și integritatea comunicărilor prin e-mail.

Logica acestor prelucrări constă în furnizarea unui mediu mai sigur, mai transparent și mai eficient pentru desfășurarea relațiilor profesionale. Importanța acestora constă în îmbunătățirea nivelului de securitate. Consecințele avute în vedere sunt, în general, pozitive și urmăresc îmbunătățirea experienței generale și a rezultatelor comunicării.

Vă asigurăm că orice activitate de creare de profiluri este desfășurată în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile privind protecția datelor. Aveți dreptul de a vă opune proceselor de creare de profiluri, acolo unde este cazul.

Dacă aveți nelămuriri sau întrebări cu privire la luarea deciziilor automate sau la crearea de profiluri în cadrul companiei noastre, vă rugăm să ne contactați folosind datele de contact furnizate în secțiunea „Contact” din cadrul acestei Politici privind Protecția Datelor.

3.   Politica privind Protecția Datelor – Clienți implicați în procesul de colectare creanțe

Prezenta Politică privind Protecția Datelor se aplică persoanelor implicate în cazurile noastre de administrare și/sau recuperare a creanțelor, respectiv persoanelor care au calitatea de debitori, coplătitori, garanți, garanți ipotecari, adjudecatari, cumpărători potențiali și finali ai bunurilor aduse în garanție, deținute sau administrate de către noi, precum și reprezentanților legali și/sau convenționali ai acestor categorii.

În funcție de deținătorul creanțelor (creditorul), am încheiat două acorduri distincte de operatori asociați cu următoarele entități afiliate din cadrul Grupului nostru:

Drepturile și responsabilitățile prevăzute în cadrul Politicii privind Protecția Datelor pot fi exercitate față de ambii operatori asociați menționați mai sus.

Drepturile și responsabilitățile prevăzute în cadrul Politicii privind Protecția Datelor pot fi exercitate față de ambii operatori asociați menționați mai sus.

3.1.   Clienți: Ce informații colectăm și cum? 

Cum sunt colectate datele? 

Colectăm datele dumneavoastră cu caracter personal prin diverse metode, în scopul eficientizării interacțiunilor profesionale, colaborărilor și măsurilor de securitate. În cazul în care decideți să ne furnizați informații despre alte persoane în cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor, vă rugăm să aveți în vedere faptul că sunteți responsabil pentru orice date cu caracter personal aparținând unor terți, obținute și transmise către noi. De asemenea, confirmați că ați obținut consimțământul persoanei vizate pentru a ne furniza aceste date.

Metode de colectare:

• Colectare directă – include informațiile furnizate direct de dumneavoastră în cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor și al interacțiunilor profesionale, cum ar fi numele, datele de contact, informațiile legate de datorie/debit și alte documente sau informații relevante.
• Colectare indirectă – putem colecta datele dumneavoastră de la terți interesați sau din surse disponibile public, precum baze de date sau registre oficiale publice, în măsura în care aceste informații sunt relevante pentru relația noastră contractuală și pentru procesul de administrare și/sau recuperare a creanțelor.

Sursele posibile din care putem colecta date în mod indirect includ:

• Creditorul dumneavoastră inițial sau actual, cum ar fi instituții financiare sau operatori de rețele de comunicații electronice, cu care ați încheiat contracte de credit sau de servicii. Aceștia pot cesiona drepturile lor de creanță către noi sau ne pot autoriza să administrăm și/sau să recuperăm creanțele în numele lor.
• În anumite cazuri, persoane care au un interes legitim în legătură cu contractul pentru care desfășurăm activități de administrare și/sau recuperare a creanțelor;
• Persoane autorizate de dumneavoastră să comunice cu noi în numele dumneavoastră sau persoane care efectuează plăți în numele dumneavoastră;
• Autorități și instituții publice sau alte entități care furnizează servicii de interes public, precum executori judecătorești, instanțe de judecată sau notari publici;
• Publicații și baze de date disponibile public sau baze de date bazate pe relații contractuale (surse externe). Acestea sunt utilizate pentru a asigura actualizarea continuă și verificarea datelor pe care le deținem despre dumneavoastră sau pentru a evalua capacitatea de rambursare a datoriei/debitului.

Sursele externe pot include instituții și autorități publice, registre, baze de date electronice publice, informații disponibile pe rețelele de socializare, pe internet sau de la terți. Acești terți pot include, fără a se limita la, Registrul Național de Evidență a Persoanelor, Oficiul Național al Registrului Comerțului, autoritatea fiscală, precum și terți autorizați să dețină baze de date privind persoane supuse sancțiunilor internaționale sau persoane expuse politic;

• Partenerii noștri contractuali cărora le-ați furnizat datele dumneavoastră pentru a încheia un contract cu noi sau pentru a achiziționa bunuri aduse în garanție aferente creanțelor administrate de către noi (de exemplu, societăți imobiliare sau platforme online).

Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de clarificări suplimentare cu privire la modul în care colectăm și gestionăm datele dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați. Înțelegerea de către dumneavoastră a metodelor noastre de colectare a datelor este importantă pentru noi.

Ce tipuri de date sunt prelucrate?

În cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor, al interacțiunilor profesionale și al colaborărilor, colectăm diverse tipuri de date cu caracter personal esențiale pentru gestionarea corespunzătoare a datoriilor / debitelor. Datele specifice colectate depind de natura relației contractuale, de interacțiunile avute și de scopurile acestora. Tratăm confidențialitatea datelor dumneavoastră cu maximă seriozitate și prelucrăm toate datele cu atenție, în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile în materie de protecție a datelor.

 Mai jos, prezentăm principalele categorii de date personale pe care le putem prelucra:

 

Obligația de a furniza date cu caracter personal în cadrul relației noastre profesionale

Solicităm date cu caracter personal de la clienții noștri – inclusiv debitori, coplătitori, garanți, garanți ipotecari, adjudecatari, cumpărători potențiali și finali ai bunurilor aduse în garanție, deținute sau administrate de către noi, precum și de la mandatații și/sau reprezentanții legali sau convenționali ai acestor categorii.

Aceste date sunt esențiale pentru diverse scopuri, inclusiv pentru procesul de administrare și/sau recuperare a creanțelor, evaluarea riscurilor, efectuarea verificărilor de conformitate și desfășurarea colaborării.

Deși putem colecta anumite date și din alte surse, nefurnizarea directă de catre dvs. a datelor solicitate poate avea anumite consecințe.

onsecințele nefurnizării datelor necesare:

• Acces restricționat: Nefurnizarea datelor necesare poate limita accesul dumneavoastră la anumite servicii, resurse sau informații legate de procesul de administrare și/sau recuperare a creanțelor.
• Impact asupra soluționării obligației de plată: Lipsa unor date esențiale poate afecta capacitatea noastră de a administra și soluționa în mod eficient datoria/debitul dumneavoastră, în conformitate cu nevoile dumneavoastră, putând conduce la întârzieri sau dificultăți în procesul de administrare și/sau recuperare a creanțelor.
• Opțiuni limitate de stingere a datoriei: În situațiile în care sunt necesare negocieri sau acorduri de plata pentru soluționarea datoriei/debitului, absența datelor esențiale poate restrânge capacitatea noastră de a încheia astfel de acorduri de plată reciproc avantajoase care ar putea facilita stingerea datoriei.

Ne angajăm să asigurăm acuratețea și fiabilitatea datelor în cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor, respectând principiile transparenței și standardele etice. Încurajăm toți clienții să ne furnizeze direct datele cu caracter personal necesare, pentru a facilita gestionarea eficientă a obligațiilor de plată și, acolo unde este aplicabil, pentru a contribui la identificarea unor soluții reciproc avantajoase.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că datele obținute din alte surse pot fi neactualizate și/sau inexacte, ceea ce poate afecta eficiența procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Cooperarea dumneavoastră prin furnizarea de informații corecte și actualizate este esentiala și contribuie la un proces mai fluent de stingere a obligațiilor de plată.

3.2.   Clienți – De ce utilizăm datele dumneavoastră și care este temeiul legal?

În această secțiune sunt prezentate scopurile specifice pentru care colectăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și temeiurile legale pentru fiecare scop.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că scopurile specifice și temeiurile legale ale prelucrării pot varia în funcție de circumstanțe și de interacțiunile dumneavoastră cu noi. Ne asigurăm întotdeauna că datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și cu respectarea drepturilor dumneavoastră la viață privată.

Atunci când prelucrăm date cu caracter personal în temeiul interesului nostru legitim, asiguram un echilibru între acest interes și drepturile și libertățile persoanelor vizate. Adoptăm măsuri adecvate pentru a ne asigura că drepturile dumneavoastră sunt respectate și că datele cu caracter personal sunt prelucrate într-un mod echitabil și legal.

3.3.   Informații specifice privind verificarea listelor de sancțiuni și PEP

Prezenta secțiune completează Politica generală privind Protecția Datelor aplicabilă Clienților și se aplică exclusiv procesului de verificare a listelor de sancțiuni și a persoanelor expuse politic (PEP). Aceasta secțiune explică modul și motivele pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în scopul efectuării verificărilor obligatorii, inclusiv temeiurile legale aplicabile, sursele de date, logica verificărilor și posibilele consecințe.

3.3.1.    Scopurile și temeiurile legale privind verificarea listelor de sancțiuni și PEP 

Efectuăm un proces de verificăre a listelor de sancțiuni internaționale și PEP pentru a respecta legislația aplicabilă la nivel national, internațional și al Uniunii Europene în materia sancțiunilor internaționale și a măsurilor restrictive, a prevenirii spălării banilor (AML) și a combaterii finanțării terorismului (CFT).

Obiectivele principale ale acestor verificări sunt:

• asigurarea respectării regimurilor de sancțiuni internaționale și naționale aplicabile;
• prevenirea spălării banilor, finanțării terorismului și a eludării sancțiunilor;
• efectuarea măsurilor de diligență necesare și a monitorizării continue impuse de lege;
• prevenirea relațiilor de afaceri cu persoane supuse sancțiunilor internaționale și măsurilor restrictive, precum și prevenirea tranzacțiilor interzise;
• asigurarea desfășurării legale și responsabile a activităților noastre de administrare și/sau recuperare a creanțelor;
• protejarea integrității, securității și funcționării legale a activității noastre.

Datele sunt prelucrate în baza obligațiilor legale (art. 6(1)(c) GDPR), a intereselor legitime (art. 6(1)(f) GDPR) și conform condițiilor pentru date speciale privind sancțiuni și infracțiuni penale (art. 10 GDPR), respectând legislația națională relevantă referitoare la sancțiuni internaționale, prevenirea spălării banilor și finanțarii terorismului.

Categorii limitate de date speciale referitoare la expunerea politică sunt prelucrate exclusiv în legătură cu liste oficiale, în conformitate cu articolul 9 din GDPR.

Verificarea pe liste de sancțiuni și PEP reprezintă o activitate obligatorie de conformitate și nu este utilizată în scopuri de marketing sau pentru activități de creare de profiluri care nu au legătură cu aceste obligații legale.

3.3.2.    Categoriile de date cu caracter personal, persoanele vizate și sursele de date

În cadrul procesului de verificare, colectăm și prelucrăm exclusiv datele strict necesare.

• Clienți: Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în scopul verificării pot include numele și prenumele complet, datele de contact, data nașterii, genul, naționalitatea, cetățenia, țara de rezidență, identificatorul intern de client și, acolo unde este necesar pentru evaluarea unei potriviri potențiale, informații limitate de natură profesională sau financiară, direct legate de rezultatul verificării. Aceste date sunt colectate fie direct de la dumneavoastră în cadrul relației noastre profesionale, fie indirect de la creditorii inițiali sau din registre și surse publice.

 

• Persoane incluse pe liste de sancțiuni: Datele cu caracter personal prelucrate în scopul verificării pot include numele și prenumele complete și aliasurile listate, data și locul nașterii, genul, naționalitatea, cetățenia, țara de rezidență, identificatori oficiali, date de contact, funcția publică sau profesia menționată, informații privind sancțiunile sau statutul de persoană expusă politic (PEP) publicate de autoritățile competente, cum ar fi sursa și autoritatea care a impus sancțiunile, detalii privind sancționarea, bunuri sau servicii specifice supuse sancțiunilor, informații privind motivele includerii pe listă (declarația de motive), care pot include, după caz, date privind condamnări penale sau proceduri judiciare, precum și alte informații relevante disponibile public, necesare pentru o verificare eficientă a sancțiunilor.

Sursele de date includ informații oficiale publice consolidate și furnizate de surse terțe specializate în servicii de verificare, pe baza următoarelor:

• liste oficiale de sancțiuni emise de autorități publice (Uniunea Europeană, Organizația Națiunilor Unite, autorități naționale, alte organizații internaționale relevante);
• seturi de date privind persoanele expuse politic (PEP), derivate din surse publice și oficiale;
• baze de date de reglementare, guvernamentale și internaționale accesibile publicului;
• alte surse credibile, inclusiv autorități de reglementare, organe de aplicare a legii și organizații internaționale.

Nu controlăm conținutul listelor oficiale de sancțiuni sau al listelor PEP și nici informațiile conținute în registrele publice sau seturile de date utilizate de furnizorii terți de servicii de verificare. Responsabilitatea pentru exactitatea, întinderea și publicarea acestor date aparține autorităților publice emitente. Autoritățile publice stabilesc ce date cu caracter personal sunt divulgate, realizând un echilibru între interesul public și drepturile individuale la viață privată.

3.3.3.    Criterii de verificare și posibile consecințe în cazul unei potriviri pozitive

Activitatea de verificare implică compararea datelor de identificare ale clienților noștri cu listele oficiale de sancțiuni și PEP, utilizând criterii de potrivire prestabilite. Utilizăm tehnologii și algoritmi avansați și securizați pentru a asigura o verificare exactă și eficientă, precum și confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor.

• În cazul în care este identificată o potrivire potențială, aceasta este analizată manual de personal autorizat; pot fi efectuate verificări suplimentare pentru a confirma sau infirma potrivirea, și nicio decizie cu efecte adverse pentru persoane nu este luată în mod automat de către vreun sistem, fără o analiză umană adecvată și diligentă.
• În cazul în care, în urma unei analize suplimentare a cazului, se confirmă existența unei potriviri, relația de afaceri poate fi restricționată, suspendată sau încetată, anumite tranzacții sau etape contractuale pot fi blocate sau întârziate, iar raportarea sau escaladarea către autoritățile competente poate fi impusă de lege. Asigurăm respectarea strictă a tuturor cerințelor legale aplicabile în gestionarea acestor situații.

3.3.4.    Păstrarea Datelor în procesul de verificare a listelor de sancțiuni și PEP

Păstrăm datele cu caracter personal rezultate din verificările listelor de sancțiuni și PEP numai atât timp cât este impus de lege și exclusiv în măsura strict necesară.

• Listele de sancțiuni și PEP sunt utilizate exclusiv în cadrul verificărilor pentru identificarea unor potriviri potențiale și sunt șterse automat după finalizarea procesului de verificare.
• Sunt păstrate numai informațiile referitoare la o potrivire posibilă si/sau confirmată (de exemplu, faptul că o verificare a fost efectuată, rezultatul acesteia și decizia adoptată în urma analizei), în scopuri de conformitate și audit.
• Rezultatele verificărilor, documentele justificative și evidențele de audit sunt, de regulă, păstrate pentru perioada minimă impusă de legislația AML/CFT (de obicei 5 ani). Această perioadă poate fi prelungită numai în cazul în care este necesar pentru o investigație în curs, o solicitare a autorităților de reglementare sau un litigiu.
• După expirarea perioadei de păstrare aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate.

3.3.5.    Divulgarea Datelor în procesul de verificare a listelor de sancțiuni și PEP

Datele cu caracter personal pot fi accesate de, sau comunicate autorităților publice competente, atunci când acest lucru este impus de lege, precum și entităților din cadrul Grupului nostru care ne furnizează servicii tehnice centralizate de verificare, sau furnizorilor de servicii care sprijină activitățile de verificare, aceștia acționând în baza unor obligații contractuale stricte privind protecția datelor. Nu divulgam date cu caracter personal către terți în scopuri de marketing.

3.3.6.    Drepturile persoanelor vizate în legătură cu verificarea listelor de sancțiuni și PEP

În legătură cu activitatea de prelucrare aferentă verificărilor pe liste de sancțiuni și PEP, beneficiați de drepturile prevăzute de GDPR în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv dreptul de acces, rectificare și ștergere a informațiilor. De asemenea, în anumite circumstanțe, puteți avea dreptul de a vă opune prelucrării sau de a solicita restricționarea acesteia.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că anumite drepturi pot fi limitate, în măsura în care acest lucru este necesar pentru respectarea legislației privind sancțiunile internationale, AML/CFT sau a obligațiilor de confidențialitate impuse de autoritățile de reglementare. Orice restrângere a drepturilor dumneavoastră este evaluată de la caz la caz și documentată.

Vă puteți exercita drepturile sau puteți contacta Responsabilul nostru cu Protecția Datelor utilizând datele de contact furnizate în cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor.Top of Form

3.4.   Servicii și Instrumente Furnizate de Terți

În cadrul administrării și/sau recuperării creanțelor, putem utiliza diverse instrumente și servicii furnizate de terți pentru a ne îmbunătăți activitatea și pentru a facilita furnizarea eficientă a serviciilor de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Aceste instrumente și servicii sunt concepute pentru a eficientiza procesele, a îmbunătăți gestionarea creanțelor, comunicarea și pentru a sprijini prelucrarea și schimbul securizat de informații.

Setul nostru de instrumente și servicii furnizate de terți poate include o gamă variată de funcționalități și soluții, inclusiv sisteme de gestionare a creanțelor și a relațiilor cu clienții (CRM), soluții cloud, platforme de e-mail și alte instrumente similare. Aceste tehnologii ne permit să colaborăm eficient, respectând în același timp standardele de securitate a datelor.

Utilizarea acestor instrumente și servicii furnizate de terți poate presupune comunicarea anumitor categorii de date cu caracter personal referitoare la clienții noștri. Tipurile de date transferate pot varia în funcție de instrumentul sau serviciul utilizat, insa vizeaza doar informații necesare pentru activitățile de administrare și/sau recuperare a creanțelor.

Selectăm cu atenție și colaborăm exclusiv cu furnizori terți de încredere, care respectă standardele aplicabile de protecție a datelor și cerințele de confidențialitate. Utilizarea instrumentelor terților are întotdeauna ca scop îmbunătățirea calității și securității activităților și operațiunilor noastre.

3.5.   Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru desfășurarea, executarea și gestionarea procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor și, în general, pentru o perioadă de până la 5 ani de la data stingerii integrale a debitului sau de la finalizarea tuturor procedurilor legale de executare.

În anumite situații, datele pot fi păstrate pentru o perioadă mai îndelungată, de până la 10 ani, în cazul în care se aplică alte termene legale specifice.

De asemenea, datele cu caracter personal pot fi prelucrate și păstrate atât timp cât este necesar pentru a proteja interesul nostru legitim în cazul existenței unor litigii.

Asigurăm întotdeauna respectarea obligațiilor legale aplicabile și ajustăm perioadele de păstrare în mod corespunzător pentru a îndeplini aceste cerințe. Obiectivul nostru principal este de a păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în cadrul Politicii privind Protecția Datelor și pentru respectarea obligațiilor legale.

Durata de păstrare a datelor poate varia în funcție de factori precum:

• Tipul de date – anumite categorii de date necesită perioade de păstrare mai îndelungate decât altele;
• Scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal;
• Cerințele legale și de reglementare – în anumite situații, legea impune păstrarea datelor pentru perioade determinate;
• Necesitățile noastre de afaceri și operaționale, care pot influența durata de păstrare a datelor.

Pe durata perioadei de păstrare, vom implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal. După expirarea perioadei de păstrare, datele vor fi șterse în condiții de siguranță sau anonimizate, în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile.

3.6.   Decizii Automate și Crearea de Profiluri 

Deciziilor Automate: Nu desfășurăm procese de luare a deciziilor automate care să producă efecte juridice semnificative sau consecințe similare semnificative pentru persoane, bazate exclusiv pe prelucrarea automată. Vă asigurăm că drepturile și interesele dumneavoastră sunt protejate prin revizuire manuală și intervenție umană în cadrul tuturor proceselor decizionale.

Crearea de profiluri: Utilizăm tehnici de creare de profiluri în diverse contexte, în scopul optimizării activităților noastre, creșterii eficienței și adaptării serviciilor pentru a răspunde mai bine nevoilor dumneavoastră.

Mai jos sunt prezentate principalele activități de creare de profiluri pe care le desfășurăm, împreună cu rațiunile și garanțiile aferente:

• Tehnicile de analiza a performanței portofoliilor de creanțe implică analizarea datelor privind performanța proceselor de recuperare creanțe, inclusiv tendințe și date istorice. Scopul este optimizarea strategiilor de administrare și/sau recuperare a creanțelor și identificarea tendințelor de performanță.

Aceasta sprijină luarea deciziilor bazate pe date pentru îmbunătățirea serviciilor de recuperare a creanțelor. Consecințele includ strategii îmbunătățite, servicii mai eficiente și procese mai eficace de soluționare a datoriilor.

• Analiza eficienței procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor implică utilizarea unor tehnici menite să eficientizeze procesul prin analizarea datelor relevante. Aceasta urmărește reducerea erorilor și creșterea eficienței generale a activităților desfășurate. Consecințele includ un proces mai eficient și mai bine structurat, cu reducerea întârzierilor și a erorilor.
• Identificarea tiparelor de comportament de plată presupune analizarea datelor pentru identificarea tiparelor de plată al creanțelor. Aceste informații sunt utilizate pentru adaptarea strategiilor de administrare și/sau recuperare a creanțelor în funcție de tiparele observate. Rezultatele includ servicii mai eficiente și personalizate, adaptate nevoilor clienților noștri.

• Analiza datelor pentru a determina inițierea procedurilor de executare silită se bazează pe tehnici de creare de profiluri care furnizează informații relevante pentru sprijinirea procesului decizional privind inițierea procedurilor de executare silită și alegerea celei mai adecvate abordări, în funcție de caracteristicile specifice ale creanțelor. Scopul este asigurarea respectării cerințelor legale la inițierea acțiunilor legale și identificarea celor mai potrivite soluții pentru creanțele administrate. Intervenția umană este esențială în acest proces decizional, asigurând supraveghere și responsabilitate, precum și desfășurarea tuturor procedurilor legale cu acuratețe și în conformitate cu cerințele legale.
• Activitatile de profilare pentru gestionarea riscurilor de securitate implică analizarea datelor tehnice din sistemele IT, cum ar fi jurnalele de acces, adresele IP și datele despre dispozitive, pentru identificarea potențialelor amenințări și vulnerabilități de securitate. Acestea sunt esențiale pentru asigurarea securității sistemelor IT, instrumentelor și aplicațiilor utilizate în cadrul relațiilor profesionale. Ca urmare a acestei profilări, beneficiați de măsuri sporite de securitate pentru protejarea datelor și a sistemelor utilizate, contribuind la un mediu mai sigur.
• Activitatile de profilare pentru evaluarea riscurilor utilizează tehnici menite să evalueze și să gestioneze riscurile asociate clienților, incluzând stabilitatea financiară, aspecte reputaționale, istoricul de conformitate, certificări, licențe, autorizații, conflicte de interese, verificări de integritate și prevenirea fraudei. Acestea contribuie la evaluarea și gestionarea riscurilor de conformitate, a problemelor de integritate și a vulnerabilităților potențiale din cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Consecințele includ un nivel sporit de conformitate, riscuri reduse de fraudă și relații de afaceri mai echitabile. Rezultatele profilării sunt supuse revizuirii umane pentru a asigura respectarea standardelor etice și a cerințelor legale.
• Activitatile de profilare pentru analiza performanței ne ajută să evaluăm performanța și calitatea serviciilor prin analizarea indicatorilor de performanță, a acordurilor privind nivelul serviciilor și a datelor de feedback. Aceasta sprijină evaluarea și îmbunătățirea eficienței și eficacității activităților noastre de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Consecințele includ o calitate mai bună a serviciilor și interacțiuni mai eficiente, adaptate nevoilor identificate. Specialiștii noștri validează rezultatele pentru a menține transparența și echitatea.
• Crearea de profiluri privind preferințele analizează preferințele exprimate de dumneavoastră, inclusiv în ceea ce privește comunicările de marketing, feedback-ul și rezultatele diverselor sondaje. Aceasta permite interacțiuni și comunicări adaptate preferințelor dumneavoastră specifice, oferindu-vă experiențe personalizate și relevante. Consecințele includ primirea de comunicări și servicii aliniate intereselor și preferințelor dumneavoastră.

Niciuna dintre activitățile de creare de profiluri descrise mai sus nu conduce la luarea unor decizii automate care să producă efecte juridice sau consecințe similare semnificative pentru dumneavoastră.

În toate contextele de creare de profiluri, obiectivul general este crearea unui mediu mai sigur, mai transparent și mai eficient pentru activitățile de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Aceste tehnici contribuie la îmbunătățirea securității prin identificarea riscurilor și vulnerabilităților, la asigurarea conformității cu cerințele de reglementare, la eficientizarea proceselor și la personalizarea interacțiunilor în funcție de preferințele clienților.

Consecințele avute în vedere sunt în mod constant pozitive și urmăresc îmbunătățirea securității datelor, consolidarea conformității, optimizarea eficienței operaționale și oferirea unei experiențe mai satisfăcătoare pentru clienți, contribuind la rezultate favorabile în gestionarea datoriilor/debitelor pentru ambele părți.

Vă asigurăm că toate activitățile de creare de profiluri sunt desfășurate în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile privind protecția datelor. Aveți dreptul de a vă opune proceselor de creare de profiluri, acolo unde este cazul.

Dacă aveți nelămuriri sau întrebări privind luarea deciziilor automate sau crearea de profiluri în cadrul companiei noastre, vă rugăm să ne contactați utilizând datele de contact furnizate în secțiunea „Contact” din cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor.

4.   Politica privind Protecția Datelor – Parteneri de afaceri și Colaboratori

Prezenta Politică privind Protecția Datelor se aplică, în general, tuturor partenerilor noștri de afaceri si colaboratorilor existenți și potențiali, inclusiv:

• Clienți persoane juridice și investitori
• Prestatori, furnizori și colaboratori
• Consultanți externi și orice alt terț implicat într-o relație de afaceri cu noi.

4.1.   Ce informații colectăm și cum? 

Cum sunt colectate datele?

Colectăm date cu caracter personal prin diverse mijloace pentru a facilita interacțiunile și colaborările noastre profesionale și pentru a asigura securitatea acestora.

În cazul în care alegeți să ne furnizați informații despre alte persoane, vă rugăm să aveți în vedere faptul că sunteți responsabil pentru orice date cu caracter personal aparținând unor terți, obținute și transmise către noi, și confirmați că ați obținut consimțământul persoanei vizate pentru a ne furniza aceste date.

• Colectare directă – include informațiile furnizate direct de dumneavoastră în cadrul relației de afaceri și al interacțiunilor profesionale, cum ar fi numele, datele de contact, informațiile profesionale și alte documente sau informații relevante.
• Colectare indirectă din surse disponibile public – putem colecta informații disponibile public despre dumneavoastră din surse precum profiluri profesionale de pe rețelele de specialitate, website-uri de afaceri sau registre publice, în măsura în care aceste informații sunt relevante pentru gestionarea relației noastre de afaceri. 

Ce categorii de date sunt prelucrate?

În cadrul interacțiunilor și colaborărilor noastre profesionale, putem prelucra o gamă largă de date cu caracter personal necesare pentru gestionarea și dezvoltarea acestor relații. Datele cu caracter personal colectate pot varia în funcție de natura interacțiunilor noastre și de scopurile pentru care acestea sunt desfășurate.

Ne angajăm să gestionăm toate datele cu atenție și în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile privind protecția datelor.

Mai jos sunt prezentate principalele categorii de date cu caracter personal pe care le putem prelucra:

 

 

Obligația de a furniza date cu caracter personal în cadrul relației noastre de afaceri

Solicităm anumite date cu caracter personal de la partenerii noștri de afaceri pentru îndeplinirea unor scopuri esențiale, precum evaluarea riscurilor, efectuarea verificărilor de conformitate și desfășurarea colaborărilor.

Nefurnizarea acestor date necesare poate avea consecințe asupra relației noastre de afaceri, inclusiv limitarea oportunităților de colaborare:

• Nefurnizarea datelor necesare poate restricționa accesul la anumite servicii, proiecte sau colaborări;
• Lipsa unor date esențiale poate limita capacitatea noastră de a iniția sau de a continua relația de parteneriat de afaceri.

Acordăm o importanță deosebită acurateței datelor, asigurând transparență și respectarea standardelor etice în cadrul colaborărilor noastre. Încurajăm partenerii de afaceri să ne furnizeze datele cu caracter personal necesare pentru a facilita evaluări eficiente ale riscurilor și colaborări reciproc avantajoase.

4.2.   De ce utilizăm datele dumneavoastră și care este temeiul legal?

În această secțiune sunt prezentate scopurile specifice pentru care colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în cadrul procesului de colaborare, precum și temeiurile legale pentru fiecare scop.

 

 

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că scopurile specifice și temeiurile legale ale prelucrării pot varia în funcție de circumstanțe și de interacțiunile dumneavoastră cu noi. Ne asigurăm întotdeauna că datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și cu respectarea drepturilor dumneavoastră.

Atunci când prelucrăm date cu caracter personal în temeiul interesului nostru legitim, asiguram un echilibru între acest interes și drepturile și libertățile persoanelor vizate. Adoptăm măsuri adecvate pentru a ne asigura că drepturile dumneavoastră sunt respectate și că datele cu caracter personal sunt prelucrate într-un mod echitabil și legal.

4.3.   Informații specifice privind verificarea listelor de sancțiuni și PEP

Prezenta secțiune completează Politica generală privind Protecția Datelor aplicabilă Partnenerilor de Afaceri și se aplică exclusiv procesului de verificare a listelor de sancțiuni și a persoanelor expuse politic (PEP). Aceasta secțiune explică modul și motivele pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în scopul efectuării verificărilor obligatorii, inclusiv temeiurile legale aplicabile, sursele de date, logica verificărilor și posibilele consecințe.

4.3.1.    Scopurile și temeiurile legale privind verificarea listelor de sancțiuni și PEP

Efectuăm un proces de verificăre a listelor de sancțiuni internaționale și PEP pentru a respecta legislația aplicabilă la nivel national, internațional și al Uniunii Europene în materia sancțiunilor internaționale și a măsurilor restrictive, a prevenirii spălării banilor (AML) și a combaterii finanțării terorismului (CFT).

Obiectivele principale ale acestor verificări sunt:

• asigurarea respectării regimurilor de sancțiuni internaționale și naționale aplicabile;
• prevenirea spălării banilor, finanțării terorismului și a eludării sancțiunilor;
• efectuarea măsurilor de diligență necesare și a monitorizării continue impuse de lege;
• prevenirea relațiilor de afaceri cu persoane supuse sancțiunilor internaționale și măsurilor restrictive, precum și prevenirea tranzacțiilor interzise;
• asigurarea desfășurării legale și responsabile a activităților noastre de administrare și/sau recuperare a creanțelor;
• protejarea integrității, securității și funcționării legale a activității noastre.

Datele sunt prelucrate în baza obligațiilor legale (art. 6(1)(c) GDPR), a intereselor legitime (art. 6(1)(f) GDPR) și conform condițiilor pentru date speciale privind sancțiuni și infracțiuni penale (art. 10 GDPR), respectând legislația națională relevantă referitoare la sancțiuni internaționale, prevenirea spălării banilor și finanțarii terorismului. Categorii limitate de date speciale referitoare la expunerea politică sunt prelucrate exclusiv în legătură cu liste oficiale, în conformitate cu articolul 9 din GDPR.

Verificarea pe liste de sancțiuni și PEP reprezintă o activitate obligatorie de conformitate și nu este utilizată în scopuri de marketing sau pentru activități de creare de profiluri care nu au legătură cu aceste obligații legale.

4.3.2.    Categoriile de date cu caracter personal, persoanele vizate și sursele de date

În cadrul procesului de verificare, colectăm și prelucrăm exclusiv datele strict necesare.

• Parteneri de Afaceri: Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în scopul verificării pot include numele și prenumele complet, datele de contact, data nașterii, genul, naționalitatea, cetățenia, țara de rezidență, identificatorul intern de client și, acolo unde este necesar pentru evaluarea unei potriviri potențiale, informații limitate de natură profesională sau financiară, direct legate de rezultatul verificării. Aceste date sunt colectate fie direct de la dumneavoastră în cadrul relației noastre de afaceri, fie indirect din registre și surse publice.

• Persoane incluse pe liste de sancțiuni: Datele cu caracter personal prelucrate în scopul verificării pot include numele și prenumele complete și aliasurile listate, data și locul nașterii, genul, naționalitatea, cetățenia, țara de rezidență, identificatori oficiali, date de contact, funcția publică sau profesia menționată, informații privind sancțiunile sau statutul de persoană expusă politic (PEP) publicate de autoritățile competente, cum ar fi sursa și autoritatea care a impus sancțiunile, detalii privind sancționarea, bunuri sau servicii specifice supuse sancțiunilor, informații privind motivele includerii pe listă (declarația de motive), care pot include, după caz, date privind condamnări penale sau proceduri judiciare, precum și alte informații relevante disponibile public, necesare pentru o verificare eficientă a sancțiunilor. 

Sursele de date includ informații oficiale publice consolidate și furnizate de surse terțe specializate în servicii de verificare, pe baza următoarelor:

• Liste oficiale de sancțiuni emise de autorități publice (Uniunea Europeană, Organizația Națiunilor Unite, autorități naționale, alte organizații internaționale relevante);
• Sseturi de date privind persoanele expuse politic (PEP), derivate din surse publice și oficiale;
• Baze de date de reglementare, guvernamentale și internaționale accesibile publicului;
• Alte surse de incredere, inclusiv autorități de reglementare, organe de aplicare a legii și organizații internaționale.

 

Nu controlăm conținutul listelor oficiale de sancțiuni sau al listelor PEP și nici informațiile conținute în registrele publice sau seturile de date utilizate de furnizorii terți de servicii de verificare. Responsabilitatea pentru exactitatea, întinderea și publicarea acestor date aparține autorităților publice emitente. Autoritățile publice stabilesc ce date cu caracter personal sunt divulgate, realizând un echilibru între interesul public și drepturile individuale la viață privată.

4.3.3.    Criterii de verificare și posibile consecințe în cazul unei potriviri pozitive 

Activitatea de verificare implică compararea datelor de identificare ale partenerilor noștri de afaceri cu listele oficiale de sancțiuni și PEP, utilizând criterii de potrivire prestabilite. Utilizăm tehnologii și algoritmi avansați și securizați pentru a asigura o verificare exactă și eficientă, precum și confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor.

• În cazul în care este identificată o potrivire potențială, aceasta este analizată manual de personal autorizat; pot fi efectuate verificări suplimentare pentru a confirma sau infirma potrivirea, și nicio decizie cu efecte adverse pentru persoane nu este luată în mod automat de către vreun sistem, fără o analiză umană adecvată și diligentă.
• În cazul în care, în urma unei analize suplimentare a cazului, se confirmă existența unei potriviri, relația de afaceri poate fi restricționată, suspendată sau încetată, anumite tranzacții sau etape contractuale pot fi blocate sau întârziate, iar raportarea sau escaladarea către autoritățile competente poate fi impusă de lege. Asigurăm respectarea strictă a tuturor cerințelor legale aplicabile în gestionarea acestor situații.

4.3.4.     Păstrarea Datelor în procesul de verificare a listelor de sancțiuni și PEP

Păstrăm datele cu caracter personal rezultate din verificările listelor de sancțiuni și PEP numai atât timp cât este impus de lege și exclusiv în măsura strict necesară.

• Listele de sancțiuni și PEP sunt utilizate exclusiv în cadrul verificărilor pentru identificarea unor potriviri potențiale și sunt șterse automat după finalizarea procesului de verificare.
• Sunt păstrate numai informațiile referitoare la o potrivire posibilă si/sau confirmată (de exemplu, faptul că o verificare a fost efectuată, rezultatul acesteia și decizia adoptată în urma analizei), în scopuri de conformitate și audit.
• Rezultatele verificărilor, documentele justificative și evidențele de audit sunt, de regulă, păstrate pentru perioada minimă impusă de legislația AML/CFT (de obicei 5 ani). Această perioadă poate fi prelungită numai în cazul în care este necesar pentru o investigație în curs, o solicitare a autorităților de reglementare sau un litigiu.
• După expirarea perioadei de păstrare aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate.

4.3.5.     Divulgarea Datelor în procesul de verificare a listelor de sancțiuni și PEP

Datele cu caracter personal pot fi accesate de, sau comunicate autorităților publice competente, atunci când acest lucru este impus de lege, precum și entităților din cadrul Grupului nostru care ne furnizează servicii tehnice centralizate de verificare, sau furnizorilor de servicii care sprijină activitățile de verificare, aceștia acționând în baza unor obligații contractuale stricte privind protecția datelor. Nu divulgam date cu caracter personal către terți în scopuri de marketing.

4.3.6.    Drepturile persoanelor vizate în legătură cu verificarea listelor de sancțiuni și PEP

În legătură cu activitatea de prelucrare aferentă verificărilor pe liste de sancțiuni și PEP, beneficiați de drepturile prevăzute de GDPR în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv dreptul de acces, rectificare și ștergere a informațiilor. De asemenea, în anumite circumstanțe, puteți avea dreptul de a vă opune prelucrării sau de a solicita restricționarea acesteia.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că anumite drepturi pot fi limitate, în măsura în care acest lucru este necesar pentru respectarea legislației privind sancțiunile internationale, AML/CFT sau a obligațiilor de confidențialitate impuse de autoritățile de reglementare. Orice restrângere a drepturilor dumneavoastră este evaluată de la caz la caz și documentată.

Vă puteți exercita drepturile sau puteți contacta Responsabilul nostru cu Protecția Datelor utilizând datele de contact furnizate în cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor.Top of Form

4.4.   Servicii și Instrumente Furnizate de Terți

În cadrul gestionării relațiilor noastre de afaceri cu partenerii, putem utiliza diverse instrumente și servicii furnizate de terți pentru a ne îmbunătăți operațiunile și pentru a facilita o colaborare eficientă.

Aceste instrumente și servicii sunt concepute pentru a eficientiza procesele, a îmbunătăți comunicarea și pentru a sprijini schimbul securizat de informații.

Instrumentele și serviciile furnizate de terți pot include o varietate de funcționalități și soluții, care ne permit să colaborăm într-un mod eficient și sigur. Utilizarea acestor instrumente și servicii furnizate de terți poate presupune comunicarea anumitor categorii de date cu caracter personal referitoare la partenerii noștri de afaceri. Tipurile de date comunicate pot varia în funcție de instrumentul sau serviciul utilizat, dar pot include informații necesare pentru colaborările noastre profesionale.

Selectăm cu atenție și colaborăm exclusiv cu furnizori terți de încredere, care respectă standardele aplicabile de protecție a datelor și cerințele de confidențialitate. Utilizarea instrumentelor terților are întotdeauna ca scop îmbunătățirea calității și securității activităților și operațiunilor noastre.

4.5.   Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?

Păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru executarea și gestionarea relației noastre contractuale și, în general, pentru o perioadă de până la 5 ani de la încetarea relației contractuale sau pentru o perioadă mai îndelungată, în cazul în care se aplică alte termene legale.

Asigurăm întotdeauna respectarea obligațiilor legale aplicabile și ajustăm perioadele de păstrare în mod corespunzător pentru a îndeplini aceste cerințe. Obiectivul nostru principal este de a păstra datele atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în cadrul Politicii privind Protecția Datelor și pentru respectarea obligațiilor legale.

Durata de păstrare a datelor poate varia în funcție de factori precum:

• Tipul de date – anumite categorii de date necesită perioade de păstrare mai îndelungate decât altele;
• Scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal;
• Cerințele legale și de reglementare – în anumite situații, legea impune păstrarea datelor pentru perioade determinate;
• Necesitățile noastre de afaceri și operaționale, care pot influența durata de păstrare a datelor.

Pe durata perioadei de păstrare, vom implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal. După expirarea perioadei de păstrare, datele vor fi șterse în condiții de siguranță sau anonimizate, în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile.

4.6.   Decizii Automate și Crearea de Profiluri 

Deciziilor Automate: Nu desfășurăm procese de luare a deciziilor automate care să producă efecte juridice semnificative sau consecințe similare semnificative pentru persoane, bazate exclusiv pe prelucrarea automată. Vă asigurăm că drepturile și interesele dumneavoastră sunt protejate prin revizuire manuală și intervenție umană în cadrul tuturor proceselor decizionale.

 

Crearea de profiluri: Utilizăm tehnici de creare de profiluri în diverse contexte, în scopul optimizării activităților noastre, creșterii eficienței și adaptării serviciilor pentru a răspunde mai bine nevoilor dumneavoastră.

 

Mai jos sunt prezentate principalele activități de creare de profiluri pe care le desfășurăm, împreună cu rațiunile și garanțiile aferente:

• Activitatile de profilare pentru gestionarea riscurilor de securitate implică analizarea datelor tehnice din sistemele IT, cum ar fi jurnalele de acces, adresele IP și datele despre dispozitive, pentru identificarea potențialelor amenințări și vulnerabilități de securitate. Acestea sunt esențiale pentru asigurarea securității sistemelor IT, instrumentelor și aplicațiilor utilizate în cadrul relațiilor profesionale. Ca urmare a acestei profilări, beneficiați de măsuri sporite de securitate pentru protejarea datelor și a sistemelor utilizate, contribuind la un mediu mai sigur.
• Activitatile de profilare pentru evaluarea riscurilor utilizează tehnici menite să evalueze și să gestioneze riscurile asociate partenerilor de afaceri, incluzând stabilitatea financiară, aspecte reputaționale, istoricul de conformitate, certificări, licențe, autorizații, conflicte de interese, verificări de integritate și prevenirea fraudei. Acestea contribuie la evaluarea și gestionarea riscurilor de conformitate, a problemelor de integritate și a vulnerabilităților potențiale din cadrul procesului de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Consecințele includ un nivel sporit de conformitate, riscuri reduse de fraudă și relații de afaceri mai echitabile. Rezultatele profilării sunt supuse revizuirii umane pentru a asigura respectarea standardelor etice și a cerințelor legale.

 

 

• Activitatile de profilare pentru analiza performanței ne ajută să evaluăm performanța și calitatea serviciilor prin analizarea indicatorilor de performanță, a acordurilor privind nivelul serviciilor și a datelor de feedback. Aceasta sprijină evaluarea și îmbunătățirea eficienței și eficacității activităților noastre de administrare și/sau recuperare a creanțelor. Consecințele includ o calitate mai bună a serviciilor și interacțiuni mai eficiente, adaptate nevoilor identificate. Specialiștii noștri validează rezultatele pentru a menține transparența și echitatea.
• Crearea de profiluri privind preferințele analizează preferințele exprimate de dumneavoastră, inclusiv în ceea ce privește comunicările de marketing, feedback-ul și rezultatele diverselor sondaje. Aceasta permite interacțiuni și comunicări adaptate preferințelor dumneavoastră specifice, oferindu-vă experiențe personalizate și relevante. Consecințele includ primirea de comunicări și servicii aliniate intereselor și preferințelor dumneavoastră.

 

Niciuna dintre activitățile de creare de profiluri descrise mai sus nu conduce la luarea unor decizii automate care să producă efecte juridice sau consecințe similare semnificative pentru dumneavoastră.

În toate contextele de creare de profiluri, obiectivul general este crearea unui mediu mai sigur, mai transparent și mai eficient pentru desfășurarea relațiilor de afaceri. Importanța acestor activități constă în îmbunătățirea securității, a conformității, a eficienței și a interacțiunilor personalizate. Consecințele avute în vedere sunt, în general, pozitive și urmăresc îmbunătățirea experienței generale și a rezultatelor parteneriatului nostru de afaceri.

Vă asigurăm că orice activități de creare de profiluri sunt desfășurate în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile privind protecția datelor. Aveți dreptul de a vă opune proceselor de creare de profiluri, acolo unde este cazul. Dacă aveți nelămuriri sau întrebări privind luarea deciziilor automate sau crearea de profiluri în cadrul companiei noastre, vă rugăm să ne contactați utilizând datele de contact furnizate în secțiunea „Contact” din cadrul Politicii privind Protecția Datelor.

5.   Cui Putem Divulga Datele Dumneavoastră?

 

În anumite situații, este necesar să comunicăm datele dumneavoastră cu caracter personal către alte entități pentru a ne îndeplini obligațiile legale și contractuale și pentru a ne proteja interesele legitime. În acest context, putem comunica datele către entitățile afiliate din cadrul Grupului nostru sau către furnizorii de servicii, în scopul desfășurării activităților noastre de afaceri.

Categorii posibile de destinatari ai datelor dumneavoastră:

Atunci cand divulgam sau transferam datele dumneavoastră adoptăm măsuri adecvate pentru a asigura securitatea și confidențialitatea acestora.

6.   Transferuri Internaționale

Este posibil să fie necesar să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal către țări din afara Spațiului Economic European (SEE) sau către jurisdicții care aplică norme diferite privind protecția datelor.

În astfel de situații, adoptăm măsuri adecvate pentru a asigura protecția datelor dumneavoastră, inclusiv:

• Decizii de adecvare: În cazul în care Comisia Europeană a stabilit că o anumită țară asigură un nivel adecvat de protecție a datelor, putem transfera datele către această țară fără a fi necesare garanții suplimentare, inclusiv în temeiul cadrului UE–SUA privind protecția datelor.
• Cadrului UE–SUA privind protecția datelor (EU-US Data Privacy Framework): Comisia Europeană a aprobat transferurile de date din Spațiul Economic European (SEE) către Statele Unite ale Americii în baza Cadrului UE–SUA privind protecția datelor. În temeiul acestui cadru, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate către companii din SUA participante, fără a fi necesare garanții suplimentare.
• Clauze contractuale standard: Putem utiliza clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană pentru a ne asigura că datele dumneavoastră sunt protejate în mod adecvat atunci când sunt transferate în afara SEE.

Informații suplimentare privind transferurile internaționale de date pot fi obținute prin intermediul secțiunii „Contact” din cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor.

7.   Cum vă Protejăm Datele?

 

În desfășurarea activității noastre, ne angajăm să asigurăm securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Aplicăm o serie de măsuri tehnice și organizatorice pentru a menține integritatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal, protejându-le împotriva accesului neautorizat, divulgării, pierderii, modificării sau distrugerii.

 

 

Ne angajăm să îmbunătățim continuu practicile noastre de securitate și să ne adaptăm amenințărilor în continuă evoluție, pentru a vă proteja datele cu caracter personal. Dacă aveți orice îngrijorare privind securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau dacă suspectați un acces neautorizat sau o divulgare necorespunzătoare, vă rugăm să ne contactați imediat utilizând datele de contact furnizate în secțiunea „Contact”.

8.   Drepturile Dumneavoastră

Ne angajăm să asigurăm transparență și să garantăm că drepturile persoanelor vizate sunt ușor accesibile și exercitate fără costuri:

 

 Limitări sau excepții privind drepturile persoanelor vizate

Deși respectăm drepturile dumneavoastră, pot exista motive legale sau legitime care ne pot împiedica să dăm curs anumitor solicitări. De exemplu, atunci când exercitarea unui drept ar intra în conflict cu obligațiile noastre legale sau cu drepturile altor persoane. În astfel de situații, vă vom explica motivele pentru care nu putem da curs solicitării. 

Retragerea consimțământului

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment. În acest scop aveti disponibile urmatoarele:

• Renunțare (Opt-Out): pentru cookie-urile neesențiale, puteți ajusta setările dispozitivului sau ale browserului dumneavoastră. Cookie-urile esențiale necesare pentru securitate vor rămâne active.

• Dezabonare: dacă primiți newslettere sau comunicări de marketing din partea noastră, vă puteți dezabona utilizând linkul pus la dispoziție.

Retragerea consimțământului poate avea impact asupra experienței dumneavoastră:

• Dacă retrageți consimțământul pentru cookie-urile neesențiale, anumite funcționalități ale website-ului și conținut personalizat pot deveni indisponibile, ceea ce poate afecta experiența generală de utilizare.
• Dacă vă dezabonați de la newsletter, nu veți mai primi noutăți sau actualizări privind serviciile noastre.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii acestuia.

Ne angajăm să respectăm alegerile dumneavoastră și preferințele privind confidențialitatea.

Pentru a solicita exercitarea oricărui drept, ne puteți contacta prin e-mail la adresa , sau prin poștă la sediul nostru social. Responsabilul nostru cu Protecția Datelor (DPO) vă va oferi asistență și vă va răspunde în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de trei luni.

9.   Actualizări ale Politicii privind Protecția Datelor

Putem actualiza periodic această Politică privind Protecția Datelor pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre privind protecția datelor sau ale obligațiilor legale aplicabile. Vom publica versiunea revizuită pe website-ul nostru și vom actualiza „Data intrării în vigoare” indicată în preambulul acestei politici.

Vă încurajăm să consultați periodic Politica noastră privind Protecția Datelor pentru a fi la curent cu cele mai recente informații referitoare la practicile noastre în materie de protecție a datelor.

Ne angajăm să vă informăm cu privire la practicile noastre de prelucrare a datelor și la orice actualizări aduse Politicii privind Protecția Datelor. Puteți accesa istoricul versiunilor anterioare ale acestei politici vizitând secțiunea „Istoric Politica privind Protecția Datelor” disponibilă pe website-ul nostru. Această secțiune oferă o evidență a tuturor versiunilor anterioare, permițându-vă să consultați modificările efectuate de-a lungul timpului.

10.     Termeni juridici și tehnici esențiali utilizați în cadrul Politicii privind Protecția Datelor

Mai jos sunt prezentate definiții pentru termenii și noțiunile juridice esențiale utilizate în cadrul prezentei Politici privind Protecția Datelor, în scopul asigurării clarității. Aceste definiții au rolul de a vă ajuta să înțelegeți mai bine terminologia utilizată în cadrul acestei Politici.

Dacă aveți întrebări suplimentare sau aveți nevoie de clarificări cu privire la anumiți termeni sau prevederi, vă rugăm să ne contactați. Înțelegerea drepturilor dumneavoastră privind datele și a practicilor noastre este importantă pentru noi.